公文,是各级机构、组织处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是公布、公告相关信息,指导、布置、商洽工作,请示、答复问题,报告、通报、交流情况等的重要工具。
集团比照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T 9704-2012),根据企业经营管理实际需求,按简化公文种类、统一公文格式、精炼公文内容、推广电子公文的原则,对集团公文制作,规范如下:
一、公文的基本格式
二、集团常用公文种类
(一)通知
用于上级向下级公布、通报相关信息,指导、布置相关工作,要求执行、办理某事宜的下行公文。
(二)报告
用于下级向上级汇报、反映相关情况,提出建议、答复相关询问等的上行公文,不须接收者回复。
(三)请示
用于下级向上级请求指示或批准、提出问题的上行公文;一般情况下,接收者应予以批(回)复;请示应一文一事、一个主送机关、逐级请示。
(四)批(回)复
用于上级批准、答复下级请示事项的下行公文;批复应一文一批(回)复,并明确批准、同意的事项,明确不批准、同意的事项及理由。
(五)合同
当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议,相似于平行公文;合同内容、格式有严格的法定要求。
(六)函
用于平级或无隶属关系单位之间,办理商洽、联络、询查、告知等事务的平行文(少数为上行文);办理公务的函为公函。
(七)其他文种
方案、计划、预算等公文,不再单列文种,应按各自特征,分别归入上述各文种。
三、正式公文(即红头文件)的制作
(一)对外正式公文
公文接收机关(主送机关)对所接收公文有严格规范的,各单位应按公文的主体格式要求,使用发文底稿草拟公文内容;经审批签发,由各法人单位配制版头、版记,制成规范公文并加盖公章后发送。
(二)对内正式公文
各单位涉及安全、财务、人事等重大事务和重要规章制度的内部公文,须按公文的主体格式要求,使用发文底稿草拟公文内容;经审批签发,由各法人单位配制版头、版记,制成规范公文并加盖公章后发送。
四、简便公文(即无红头文件)的制作
(一)对外简便公文
公文接收机关(主送机关)对所接收公文无严格规范的,各单位可按公文的主体格式要求,用非发文底稿拟制公文内容;经审批签发,加盖公章后发送。
(二)对内简便公文
各单位之间往来的其他内部公文,各单位可按公文的主体格式要求,用非发文底稿拟制公文内容;经审批签发,加盖公章后发送。
五、集团常用公文的主体格式与写作规范
(一)通知的主体格式
关于XXXXXX的通知(标题:事由+通知)
主送机关:
正文(制发通知的理由、目的、依据;通知的具体事项)
结语(特此通知,或省略不写)
附件:1.××××
2.××××
署名并加盖公章
20XX年XX月XX日(成文时间)
(成文时间,用阿拉伯数字标注日期)
(二)报告的主体格式
关于XXXXXX的报告(标题:事由+报告)
主送机关:
正文(真实叙述情况,对报告事项、相关问题明确表态,不得夹带请示事项)
结语(以上,特此报告;或特此报告,请审阅等)
附件:1.××××
2.××××
署名并加盖公章
20XX年XX月XX日(成文时间)
(成文时间,用阿拉伯数字标注日期)
(三)请示的主体格式
关于XXXXXX的请示(标题:事由+请示)
主送机关或接收者:
正文(陈述请示原因,阐述请示理由,明确请示详细要求、事项及必要性、可能性)
结语(上述请示或意见当否,请批示或批准、审批)
署名并加盖公章
20XX年XX月XX日(成文时间)
(成文时间,用阿拉伯数字标注日期)
(四)批复(示)的主体格式
关于XXXXXX的批复(示)(标题:请示事项+批复或批示)
主送机关或接收者:
正文(针对请示事项,明确批准或批示的内容,明确不批准的内容及理由)
结语(特此批复)
署名并加盖公章
20XX年XX月XX日(成文时间)
(成文时间,用阿拉伯数字标注日期)
(五)函的主体格式
关于XXXXXX的函(标题:事由+函)
主送机关:
正文(叙述需商洽、联络、询查、告知等的事宜)
结尾(请对方协助解决某问题或回复、提出意见等)
结语(特此函询或复函、函告、函复等)
署名并加盖公章
20XX年XX月XX日(成文时间)
(成文时间,用阿拉伯数字标注日期)
六、“OA系统”公文
“OA系统”主要用于集团电子公文的草拟、修订、审查、签发、发送和接收。
(一)“OA系统”公文共设四个栏目:
1.报告/通知栏目:主要用于制作报告、通知;也可制作不需回复、批复的预算、计划、方案;还可制作函,接收者可以批注方式予以回复。
2. 请示/审批栏目:主要用于制作请示;也可制作需回复、批复的预算、计划、方案。
3. 红头文件栏目:用于制作正式公文。
4. 合同审批栏目:用于制作合同。
(二)电子公文的制作
按所制公文文种,正确选择“OA系统”栏目;按栏目内各项目要求,准确选择相关信息,完整填写相关内容;所撰写正文须符合公文的主体格式要求。
(三)纸质公文的制作
1.经“OA系统”审批签发后的正式公文,应以发文底稿草拟公文,补办审查、签发手续后,由各法人单位按正式公文规范制作、用印、发送和归档。
2.经“OA系统”审批签发的应归档的其他公文,由发文单位按相应公文规范制作、用印、发送和归档。
3.经“OA系统”审批签发的应纸质发送的其他公文,由发文单位按相应公文规范制作、用印、发送和归档。
以上规范内容,各单位遵照执行。
2015年9月10日