档案管理制度

　　为规范档案管理，依据相关法律法规，结合企业实情，制定本制度。

　　第一条　档案指企业从外部取得或在经营管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、数字信息等各类文件、资料。

　　第二条 行政部负责档案工作的领导、检查、考核，是档案工作的归口管理部门。

　　第三条 行政部下设档案室、配备档案员，负责重要档案的收缴、整理、保管、借阅、回收、注销和核销、上交工作；培训档案管理人员业务；指导会计档案管理；受子公司委托代管其重要档案。

　　第四条 财务部配备兼职会计档案管理员，在档案室指导下，管理公司及受托代管子公司的会计档案，负责会计档案的收缴、整理、保管、借阅、回收、注销和核销、上交工作，指导和培训各单位财会人员的档案管理业务。

　　第五条 各单位配备兼职档案（合同）管理员（以下简称“档案员”），负责一般档案的收集、整理、保管、借阅、回收、注销和核销工作；及时向档案室收集、整理、上交重要档案。

　　第六条 档案的分类

　　一、文书档案：分党群、行政管理、经营管理（包括会计事务所审计报告、验资报告、重要的涉财批文和各类经济合同）和安全管理四类。

　　二、信用档案：营业执照、组织机构代码证、房屋土地产权证、股权证、注册商标、公司大户口簿、行政许可证、道路经营许可证等。

　　三、基建档案：新改扩建工程图纸（包括主附体设计、施工图及水电气等地下管线走向图、区域地质与地形图、总平面图）审批手续；施工、验收、办证和消防验收材料等。

　　四、员工档案：年龄、工龄、工作经历、参加社团组织材料和劳动用工合同、个人养老保险手册、工伤认定、伤残鉴定、内部退养协议等。

　　五、会计档案（包括应存档的纸质和电子会计资料）：

　　（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。

　　（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

　　（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

　　（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、各类中介机构报告及其他具有保存价值的会计资料。

　　六、电子档案：影像资料（图片、照片、视频）、录音资料、各类软件（购买、自主开发及随机程序备份）、重要数据备份、财务电子账备份光盘等。

　　第七条 重要档案

　　一、事关各单位重大权属、利益的重要文件、资料，及附着的领导或上级机关批示、批复，均视为重要档案。

　　二、财会法规、制度确定为会计档案的财会资料、报表，均视为重要档案。

　　三、重要档案一律上交档案室归档管理，重要档案的具体名称、归档时限和保管期限（附件一）；特殊档案的归档时限和保管期限，由经营管理层决定，但不得违反相关法律规定。

　　第八条 一般档案

　　受公司委托自存及各单位日常使用的非关重大权属、利益的文件、资料等，为一般档案，由各单位档案员归档管理。

　　第九条 重要档案的收集与整理

　　一、各单位档案员应按附件一要求，及时收集各类文件、资料，鉴定出其中的重要档案；将档案名称、交件人、交件日期、是否原件等内容登入档案目录。

　　二、档案员应将重要档案按件一式一份进行整理；并在归档时限前，将档案名称或内容、档案日期、页数、是否原件、交档人、接收人、监交人、交档日期等内容，编入“档案移交（接收）电子表”，报档案室预审。

　　三、档案员按档案室的预审意见，重新修订“档案移交（接收）电子表”，报档案室备案。

　　四、档案员按归档时限，向档案室上交重要档案。

　　第十条 重要档案的上交与接收

　　一、各单位档案员与档案室，应在规定归档时限内和约定时间，按“档案移交（接收）电子表”，现场办理重要档案的上交与接收工作。

　　二、归档的重要档案应符合存档规范，不符合要求的，档案室应退回上交单位，重新甄别、补充、整理、修缮；归档档案无法补充、修缮的，上交单位应出具书面证明一起归档。

　　三、档案交接时，由行政部监交，双方根据“移交档案目录”，现场清点移交档案的份数，核对移交档案的内容，填写“档案移交（接收）表”一式二份，双方签字后各执一份。

　　四、档案室根据“档案移交（接收）表”，整理编制“档案电子目录”（目录内容见第三十四条），并发送一份给直接上级审核、留存；档案室列入“档案电子目录”的档案变动时，须及时记录于目录中，并同步发送一份给直接上级审核、留存。

　　五、各单位逾期不上交重要档案，档案室应予催交；对拒不上交重要档案的，应及时报请行政部予以处罚。

　　六、行政部和各单位印章保管责任人，应将用印业务中留存的各类文件、资料、合同等重要档案，及时向档案室移交。

　　第十一条 员工档案的交接

　　一、档案室应按《人力资源管理制度》相关规定，建立新录用员工档案。

　　二、人力部等向档案室上缴的员工档案，须经分管副总预审，确认档案中

本人年龄、工龄、社保缴费和相关《企业免责承诺书》等真实、完整、有效，档案室方可接收归档。

　　三、员工因调出、解除（终止）合同等原因，需依法上缴或提取员工档案的，由人力部依法办理相关手续，档案室在“员工档案调出转递登记簿”上登录相关信息，并在上缴或提取员工档案时，留存接收单位的接收证明。

　　第十二条 重要档案借出与查阅的一般规定

　　一、禁止员工借阅本人档案。

　　二、档案明确借阅批准人的，由该批准人决定是否借阅。

　　三、档案明确借阅人的，仅限该借阅人借阅。

　　四、档案借阅人不得涂改、毁损、转借、遗失和延期归还所借阅的档案。

　　第十三条 重要档案借出的审批

　　一、借出会计档案，按法定程序办理。

　　二、借出股东会、董事会材料，由董事长书面批准。

　　三、借出员工档案，由人力部负责人批准。

　　四、借出信用类档案办理单位业务，由档案所属单位相关业务人员办理。

　　五、借出员工大户口簿，在簿员工本人凭其身份证办理。

　　六、借出其他档案，须经该法人单位行政主官书面批准。

　　第十四条 重要档案查阅（复印）的审批

　　一、公司员工因单位经营管理需要，现场查阅或复印本单位的会计档案，须经财务部批准；现场查阅或复印本单位其他档案，须经本单位行政主官或部室负责人批准。

　　二、公司员工因单位经营管理需要，现场查阅或复印非本单位的会计档案，须经财务负责人批准；现场查阅或复印非本单位其他档案的，须经档案所属单位行政主官或部室负责人批准。

　　三、外单位有合法理由、持正规调档介绍信查阅或复印员工档案的，须经人力部负责人批准；查阅或复印会计档案，须经财务负责人批准；查阅或复印其他档案，须经档案所属法人单位行政主官或部室负责人批准。

　　第十五条 重要档案借出与查阅的管理

　　一、按审批权限批准借阅档案后，借阅人须到档案室办理借阅手续。

　　二、档案查阅人在档案员指定地点查阅和限时归还；借出的档案，档案员应在“借阅登记簿”上登记借阅的档案名称、借阅日期和约定归还日期，并由借阅人亲笔签名。

　　三、档案员收回借阅档案时，应现场检查档案的包装和内容，确保包装完好、内容完整后，方可办理借阅人亲笔签名的还销手续，回库归入原位保管。

　　四、借阅档案收回时，发现涂改、毁损等现象，或借阅档案遗失，档案员应立即向行政部报告。

　　五、档案员应定期核查、催还借出的档案；无正当原因催还不交的，档案员应立即向行政部报告。

　　六、行政部接到档案员报告后，应立即对报告事宜进行核查，并提出对相关事宜和责任人的处理、处罚意见，经分管副总批准后处置。

　　七、员工查阅或复印企业大户口簿，应由在簿员工本人出示其身份证，借出户口簿的须缴100元押金。

　　第十六条 一般档案的管理

　　一、各单位应督促档案员收集、整理、保管好一般档案。

　　二、各单位应建立一般档案收集、整理、保管、借阅、复印、回收和销毁的管理制度。

　　三、一般档案的种类、名称，归档时限和保管期限，由各单位自行确定。

　　四、行政部和档案室应经常检查、指导、考核各单位一般档案的管理工作。

　　第十七条 档案的盘查与审核

　　一、档案员应定期盘点、清查档案室保管的各类档案，及时编制“保管期满及无保管价值档案目录”，以电子文件上报直接上级审核。

　　二、直接上级应及时审核该目录，经与相关单位（部门）会商鉴定后，编制“保管期满及无保管价值档案销毁目录”，以电子文件上报该法人单位行政主官。

　　第十八条 档案的上交（缴）与注销

　　一、社会价值较大、保管要求较高的重要档案，经董事会批准，可上交至愿意接收的公立档案馆归档保管，并由档案员与接收单位现场办理交接手续。

　　二、依法应上缴给外单位的档案（如工程建设中的临时保管档案），须按董事会决议或经总经理审查、董事长审批后，由档案员与接收单位现场办理交接手续。

　　三、上交（缴）的档案可复制留档，并尽可能请接收单位为复制件提供“复制件同原件一致”的证明。

　　四、上交（缴）档案，档案员须向接收单位索取档案接收证明，做好相关注销记录。

　　第十九条 档案的核销

　　一、“保管期满及无保管价值档案销毁目录”，以电子文件经该法人单位行政主官批准后，由档案员编制纸质“保管期满及无保管价值档案销毁清册”，由行政主官、分管副总签署销毁意见，并指定两名及以上监销人员。

　　二、监销人员和档案员应按“保管期满及无保管价值档案销毁清册”，清点、核对应销毁的档案；应销毁的档案，可粉碎或送造纸厂打浆；监销人员须全程监督销毁过程，并在销毁清册上签字（注明销毁时间、地点）；“保管期满及无保管价值档案销毁清册”永久保存。

　　三、各单位自存的一般档案应参照上述程序定期核销。

　　第二十条 会计档案的审核与销毁（核销）工作，由财务部门按《财务管理制度》及相关法规办理。

　　第二十一条 档案管理的培训与作业材料

　　一、每年，档案室应组织各单位档案员进行一次档案管理的业务培训。

　　二、各单位档案管理所需的作业材料（如档案盒等），可向档案室申领，其费用按成本价经内部转账，由使用单位承担。

　　第二十二条 档案工作的交接

　　一、档案员调离档案管理岗位，由其直接上级监办档案管理工作的移交手续。

　　二、调离人编制“档案管理移交清册”，经直接上级审查确认后，由接受人按册、逐件、逐项清点接收，交接双方和监督人应在清册上签字。

　　第二十三条 确定为重要档案的文件和资料，应按本制度规定编目、编号，形成归档号、填制档案备考表、装入专用档案盒、编制档案电子目录后，入库上架存放；一般档案可参照整理。

　　第二十四条 文书档案的编目、编号与归档号

　　一、一般文书档案

　　在每件档案首页正上方空白处，加盖归档章，并填齐章内各条目，形成归档号。

　　归档章形制如图：

　　（一）填写“类别代号”：分为党群、行政管理、经营管理、安全管理四类，类别代号分别为“A”、“B”、“C”和“D”。

　　（二）填写“年度”：文书档案一般按文件落款时间，以4位阿拉伯数字标注年度。

　　（三）填写“保管期限”：分为“永”（永久的简称）、“长”（30年的简称）、“短”（10年的简称）。

　　（四）填写“室编件号”：同类别、同一保管期限的档案，按件流水标号。

　　（五）“备用”栏的使用：此栏一般作特殊备注使用。如注“董事长批阅”，指须由董事长批准方可借阅。

　　（六）填写“总页数”：为每件档案的页面总数，文件阅办单也算页数。

　　举例：一份2008年“公司地址准予变更登记通知书”，通过编号编目、填齐章内各条目：

　　其归档号为“B－2008－100”。

　　二、运输承包和商贸租赁合同

　　交档前，分别由运务技术部和投资部负责整理、装订、编制流水号和目录（包含流水号、标的物、合同期限等）；按年度装盒存档。

　　第二十五条 信用档案的编目、编号与归档号

　　在每件档案首页正上方空白处，加盖归档章，并填齐章内各条目。

　　归档章形制如图：

　　一、填写第一行（种类）： “信用”。

　　二、填写第二行（序号）：按件流水标号。

　　举例：一本淮汽集团营业执照，通过编号编目、填齐章内各条目：

　　其归档号为“信用16”。

　　第二十六条 基建档案的编目、编号与归档号

　　按二级分类法编号、编目，具体分类由档案室与工程档案员研究确定。

　　举例：

　如：归档号“北站01-23”，表示北站主站房项目档案第23份材料。

　　第二十七条 员工档案的编目、编号与归档号

　　一、在职员工实行一人一档；企业改制前的“以工代干档案”和“干部档案”归档办法暂予维持，不再新增。

　　二、员工档案装订成册后装入档案盒，其封脊填写员工档案归档号。“柜号+流水号+姓名”，其中流水号按柜流水标号。

　　三、档案室依据每份员工档案内容，编制员工档案目录（附件二），并整理、装订成册归档。

　　四、内部退养协议列入员工档案。交档前，由人力部负责整理、装订，按签订时间编制年度流水号和目录（包含流水号、姓名、内部退养起讫时点等），按年度装盒存档。

　　第二十八条 会计档案的编目、编号与归档号

　　由财会人员和会计档案管理员依法、按规整理、装订和编号、编目。

　　一、会计凭证

　　会计凭证按年度顺序编制流水凭证号、装订立卷（3-5cm厚度为宜），并填制专用封面；财务主管、装订人员盖私章或签名，装订线上有封口，并加盖骑缝章。

　　二、会计账簿

　　年终时，各类会计账簿按会计科目顺序打印、编页码，附“账簿启用及交接表”和“账户目录”，加封面后装订成册；封面填写：单位全称、账户全称、本账簿页数、会计主管和记账人员盖私章或签名、保管期限。

　　三、财务会计报告

　　主管财务会计报告人员将年度会计报表、财务说明，按时间顺序整理、编目，加封面后装订成册，封面填写：报表名称、页数、归档日期，经会计主管审核并加盖私章或签名。

　　四、其他会计资料

　　银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、各类中介机构报告等按年度编目装订成册。

　　包车路单存根、营收结算材料；自制收据存根、领购税务发票缴销存根联按年度整理打包。

　　第二十九条 电子档案的编目、编号与归档号

　　一、电子档案按电子文件内容归类整理后，以刻制光盘、硬盘或U盘等为存储载体进行备份。

　　二、档案员在存储载体上贴标签，标签填写：流水号、移交单位、内容摘要、归档时间。

　　三、光盘装入专用光盘袋、U盘存入信封、光盘袋和信封，标记流水号和内容摘要。

　　第三十条 档案的装盒

　　档案盒分为文书档案盒（信用、基建、部分财务档案通用）、财务凭证档案盒、员工档案盒以及存放光盘的光盘盒。

　　一、文书档案：同类别、同一保管期限的档案，按室编件号的顺序装入档案盒（一个流水号的文件可装一盒或数盒）。

　　二、信用档案：按顺序装入数盒。

　　三、基建档案：按二级类目分类装盒。

　　四、员工档案：将装订成册的员工档案装入档案盒。

　　五、会计档案：会计凭证按册装入财务凭证档案盒，会计账簿、会计报告和其他会计资料中装订成册的装入文书档案盒。

　　六、电子档案：将各类存储载体按流水号存放于光盘盒。

　　第三十一条 档案备考表

　　档案备考表用于文书、基建类档案（客运班线承包和商贸租赁合同不置此表）；备考表放置于档案盒内最后一份文件之后，说明以下情况：

　　一、本盒档案的份数和起止件号。

　　二、盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　盒内备考表形制如图：

　　第三十二条 档案盒封面、封脊

　　一、档案盒封面：应填写单位、项目的全称或简称。

　　二、档案盒脊背：

　　（一）文书档案盒脊背应填写年度、保管期限、类别代号等，形制如图：

　　客运班线承包和商贸租赁合同档案盒脊背应填写年度、类别代号（运输承包和商贸租赁）、起止件号（即填写流水号）；信用档案、基建档案不填写年度。

　　（二）员工档案盒脊背填写员工档案归档号，内部退养协议档案盒脊背填写年度和协议起止流水号。

　　（三）会计凭证档案盒脊背应填写单位名称、案卷号、年度、月份、凭证号，形制如图：

　单位

　　会计账簿档案盒脊背注明：年度、××单位账簿名称；会计报告档案盒脊背注明：年度、××单位会计报告；其他会计资料档案盒脊背注明：年度+资料名称。打包会计资料在其打包袋（箱）外注明年度、资料名称、单位等内容。

　　第三十三条 档案电子目录

　　档案室根据“档案移交（接收）表”，对交存的重要档案进行分类整理，编制“档案电子目录”，内容包括：归档号、交档单位、文号、档案名称、档案日期、页数、保管期限等项目；档案电子目录应按档案类别和年度顺序登记。

　　第三十四条 档案入库上架存放

　　档案装盒标注后，应入库上架存放；排架主次顺序为：类别_年度_保管期限，其中保管期限按“永久-长期-短期”顺序排列；排架设置标牌，注明档案类别、年度、起止件号等；不同类别档案应相应分区域存放，并预留柜架空间。

　　第三十五条 基本管理制度关于档案管理另有规定的，从其规定。

　　第三十六条 档案管理的考核

　　一、涂改、毁损、遗失和自行转借档案，或私自转抄、翻印和摘录档案内容，或私自向他人泄露档案内容，或让无关人员进出档案室和翻阅、复制、借出、损毁档案的，按基本管理制度规定追究责任人的行政、法律和经济赔偿责任。

　　二、员工违反本制度规定的，由行政部依据违规情节、损失和管理制度，每月登录 “考核系统”，进行扣分考核，并提请分管副总对严重违规责任人进行行政处分；行政部违规的，由分管副总登录 “考核系统”，对责任人进行扣分考核。

　　三、年终，行政部依据“考核系统”报表、数据，结合档案检（清）查情况，对各单位年度本专业（项）管理工作进行考核计分，并报人力部作为年终奖发放依据之一。

　　本制度经公司董事会审议通过后，董事长和总经理负责实施，解释权归公司董事会。

　　公司所属全资、控股子公司，应依法、按程序通过并执行本制度。

　　附件一：重要档案的名称、归档时限和保管期限

　　附件二：员工档案目录